QR-Rechnung

Neuer Einzahlungsschein: Die QR-Rechnung und das Konsultationsverfahren

Bild: Rawpixel | Getty Images

Mitte 2020 sollen die Schweizer Einzahlungsscheine durch die QR-Rechnung abgelöst werden. Ganz ohne Wehen verlief und verläuft die Geburt der QR-Rechnung nicht.

Nach einigen Hürden und Umwegen hat die QR-Rechnung als Ersatz für die Schweizer Einzahlungsscheine am 27. April 2017 zu ihrer definitiven Form gefunden. Und zu einer verbindlichen Spezifikation. Jetzt läuft eine weitere Überarbeitungsrunde, welche den Einführungstermin der QR-Rechnung erneut nach hinten schiebt.

Form und Spezifikation werden aktuell nicht völlig infrage gestellt, aber ein weiteres Mal überarbeitet. SIX begründet den Zwischenschritt mit "wertvollen Feedbacks", welche die Verantwortlichen seit der Publikation der "Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung" aus dem Markt erhalten haben.

NZZ: Wird der neue Einzahlungsschein zu Tode diskutiert?

Wirtschaftsredaktor Jürg Müller warnt in seinem Kommentar vom 16. August 2018 in der NZZ davor, "den Konsensgedanken auf die Spitze zu treiben". Weil bereits vor einem Jahr breite Diskussionen stattgefunden hätten und Korrekturen erfolgt wären, drohe mit dieser erneuten Zusatzrunde dem neuen Einzahlungsschein das Schicksal, "vom technologischen Fortschritt überholt zu werden". Müller plädiert für Nägel mit Köpfen.

Das Statement von SIX zu Änderungen und zum Konsultationsverfahren

Ein Statement als Zitat aus dem Papier von SIX zu den geplanten Änderungen und zum laufenden Konsultationsverfahren:

"Die eingegangenen Änderungsvorschläge betreffen unter anderem Informationen, die der Rechnungssteller im QR-Code mitliefern kann, und die papierbasierte Abwicklung der QR-Rechnung am Postschalter und bei den Postagenturen.

Da die QR-Rechnung alle Unternehmen, staatliche Einrichtungen und Non-Profit-Organisationen sowie alle Schweizer Konsumentinnen und Konsumenten betrifft, will der Finanzplatz die bisherigen Erfahrungen und insbesondere die Marktrückmeldungen zur Ausgestaltung der QR-Rechnung in die nächste Etappe einbringen. Er hat deshalb entschieden, von August bis September 2018 ein Konsultationsverfahren durchzuführen, an dem sich die Marktteilnehmer beteiligen können.

Der Finanzplatz geht davon aus, dass die Änderungsvorschläge vom Markt positiv aufgenommen werden und die ersten QR-Rechnungen ab 30. Juni 2020 genutzt werden können."

Die QR-Rechnung und ein Status zum Konsultationsverfahren

Auch das Staatssekretariat für Wirtschaft Seco geht in seiner Information an KMU vom 29. August 2018 auf das Konsultationsverfahren zur QR-Rechnung ein, das am 31. Juli 2018 gestartet worden ist und noch bis 23. September 2018 läuft. Aus der Mitteilung des Seco zitiert:

"Die bisher eingegangenen Änderungsvorschläge betreffen unter anderem Informationen, die der Rechnungssteller im QR-Code mitliefern kann und die papierbasierte Abwicklung der QR-Rechnung am Postschalter und bei den Postagenturen."

SIX ergänzt hier mit aktuellen Zahlen, aus der Mitteilung vom 31. August 2018 von SIX zitiert:

"Bisher wurden über vierzig Stellungnahmen eingereicht, und zwar aus allen Sprachregionen, was auf eine sehr gute Resonanz schliessen lässt. Erwartungsgemäss äusserten sich vor allem Softwarehersteller aller Grössen und gaben eine Vielzahl fachlich fundierter Rückmeldungen ab. Aber auch Finanzintermediäre, Rechnungsteller und ein grosser Verband haben bislang am Konsultationsverfahren teilgenommen."

Die Änderungsvorschläge in der Übersicht

Das Konsultationsverfahren umfasst insgesamt acht Änderungsvorschläge:

  • 1 Einführung einer Perforationspflicht für papierbasierte Zahlungen
  • 2 Einführung eines Empfangsscheins
  • 3 Vereinfachung bei den strukturierten Adressen
  • 4 Keine Anzeige von Strukturinformationen des Rechnungsstellers
  • 5 Vereinfachung der Kombinationsmöglichkeiten bei strukturierten Referenzen
  • 6 Vorerst keine Verwendung des «endgültiger Zahlungsempfänger»
  • 7 Vorerst keine Verwendung des Feldes für alternative Verfahren
  • 8 Einführung einer zusätzlichen lizenzfreien Schriftart für nicht Microsoft-User

Die geplanten Änderungen werden im Dokument zum Konsulationsverfahren erklärt und im Detail ausgeführt, das PDF kann hier runterladen werden.

Änderungen QR-Rechnung
Grafik: SIX | Geplante Änderungen im Überblick

Zankapfel Perforationspflicht und Einführung eines Empfangsscheins

Vor allem die Punkte 1 und 2 scheinen Diskussionsstoff zu liefern, was auch Rückmeldungen aus dem Markt bestätigen, die auf unserer Redaktion eingegangen sind. 

Zu beiden Punkten war verschiedentlich zu hören, dass mit diesen Änderungen die QR-Rechnung oder der Zahlteil der QR-Rechnung in gewisser Weise wieder zum Einzahlungsschein "rückgebaut" würde. Wesentliche versprochene Vorteile würden wegfallen, die QR-Rechnung wäre wohl digitaler, der Zahlteil würde aber eben dennoch wieder zum (Fast-) Einzahlungsschein.

Im Detail geht's bei diesen beiden Punkten um die folgenden Änderungsvorschläge.

1 Einführung einer Perforationspflicht für papierbasierte Zahlungen

Die Erklärungen zu diesen Änderungen im Originalwortlaut aus dem offiziellen Papier von SIX:

Ist
Eine Perforation des Zahlteils wird nicht gefordert, aber empfohlen. Wird keine Perforation verwendet, muss das Format A6 durch Linien gekennzeichnet werden.

Soll
Wird die QR-Rechnung bzw. der Zahlteil papierhaft versendet, ist eine Perforation des Zahlteils und des Empfangsscheins obligatorisch. Wird die QR-Rechnung bzw. der Zahlteil als PDF- Datei versendet, müssen Linien zur Abgrenzung des Zahlteils und des Empfangsscheins angebracht und mit einem Scherensymbol gekennzeichnet werden.

Warum?
Am Postschalter und in Postagenturen werden Zahlungen nur abgewickelt, wenn sie im A6- Format mit einem vorhandenen Empfangsschein vorliegen. Die Perforation vereinfacht die Handhabung für Rechnungsempfänger und stellt sicher, dass alle Zahlungsarten unterstützt werden. Der Anteil des digitalen Zahlungsverkehrs nimmt zwar stetig zu. Es werden aber nach wie vor rund 145 Mio. Zahlungen von gesamthaft 800 Mio. (2017) am Postschalter ausgeführt.

Die QR-Rechnung unterstützt die Digitalisierung, nimmt gleichzeitig aber auch Rücksicht auf all jene Personen und Unternehmen, die papierbasiert zahlen.

Einwände des Marktes zu Punkt 1

Die Perforationspflicht bei papierbasierten Zahlungen stösst auf Widerstand, weil damit zwei unterschiedliche Rechnungsausführungen geschaffen werden:

A) Digitale Version ohne Perforation mit Trennlinie und Scherensymbol

B) Papier-Version zwingend mit Perforation

Dadurch würde der bis anhin portierte Vorteil wegfallen, dass QR-Rechnungen schnell und einfach auf jedem Officedrucker ausgedruckt werden könnten. Das Anbringen der Perforation würde zusätzliche Produktionsschritte und auch andere Papiersorten erfordern.

Zudem wären Medienbrüche vorprogrammiert, weil beim Empfänger digitale Rechnungen zu Papierrechnungen ausgedruckt und Papierrechnungen gescannt und digitalisiert werden.

2 Einführung eines Empfangsscheins

Die Erklärungen zu diesen Änderungen im Originalwortlaut aus dem offiziellen Papier von SIX:

Ist
./.

Soll
Ähnlich wie bei den aktuellen Einzahlungsscheinen muss links vom Zahlteil der QR-Rechnung ein Empfangsschein vorhanden sein. Dieser hat die selbe Höhe wie der Zahlteil und füllt den verbleibenden Raum so aus, dass Zahlteil und Empfangsschein gemeinsam die Länge des schmaleren Teils des DIN-A4-Formats hat (105 * 62 mm). Die Gestaltungsvorgaben werden bis November entsprechend erweitert.

Warum?
Der Rechnungszahler kann gemäss Grundversorgungsauftrag der Post CH AG am Postschalter und in den Postagenturen eine Zahlungsbestätigung verlangen. Mit der Einführung des Empfangsscheins bei der QR-Rechnung wird die Erfüllung dieses Auftrags sichergestellt. Dadurch vereinfacht sich der Vorgang auch für den Rechnungszahler.

Einwände des Marktes zu Punkt 2

Bisher gehörte Einwände gehen in die Richtung, dass für einen eher kleinen Teil der Zahlungen, jene direkt am Postschalter, der ganze Zahlteil der QR-Rechnung umgebaut werden soll und dadurch überladen würde. Für Poststellen würden in der Praxis heute schon genutzte sehr viel einfachere Wege und Möglichkeiten bestehen, um Empfangsscheine oder Empfangsbestätigungen auszustellen.

Der auf der QR-Rechnung zwingend vorgedruckte Empfangsschein wird, in Verbindung mit der Perforationspflicht, als unnötige Hürde empfunden.

Die Gegner der Änderungen Punkt 1 und Punkt 2 haben den Eindruck, dass die "Hausaufgaben" der Poststellen an den gesamten Markt, das heisst an alle Teilnehmer, delegiert werden sollen, was ökonomisch als nicht sinnvoll erachtet wird. Die aktuelle Lösung ohne Perforationspflicht und ohne Empfangsschein wird als wesentlich vorteilhafter betrachtet.

Wie es weitergeht

Die Konsulation läuft bis am 23. September 2018. Danach werden die eingangenen Stellungnahmen, Argumente und finale Entscheidungen publiziert. Am 15. November 2018 soll die überarbeitete und definitive Spezikation zur QR-Rechnung vorliegen. Im Anschluss daran sind die verschiedenen Marktteilnehmer gefragt, die ihre Systeme und Prozesse anpassen müssen. Ab Mitte 2020 soll die neue QR-Rechnung im Markt eingeführt werden.