Ein Essay von Dr. Sophie Hundertmark
Unternehmen ergänzen derzeit nahezu jedes CRM-, Office- und Projektmanagement-System um KI-Funktionen. Damit droht aus dem bisherigen Tool-Wildwuchs ein neuer KI-Wildwuchs zu werden. Der strategisch wichtigere Schritt wäre ein anderer: Unternehmen sollten ihren verstreuten Kontext für einen allgemeinen KI-Assistenten nutzbar machen – sicher, aktuell und kontrolliert.
Auf meinem digitalen Schreibtisch liegen an einem ganz normalen Morgen drei sehr unterschiedliche Aufgaben: ein neues Workshop-Konzept, Unterlagen zu einem Kundenprojekt und die aktuelle Buchhaltung. Die dafür nötigen Informationen liegen nicht an einem einzigen Ort. Ein Teil steht auf meiner Website, anderes in früheren Präsentationen, E-Mails, Studien, Notizen oder in Bexio.
Früher hätte ich zuerst überlegt, welches Tool ich für welche Aufgabe öffnen muss. Heute beginne ich immer häufiger mit einer anderen Frage: Welcher KI-Assistent kennt bereits den nötigen Kontext – und auf welche Informationen darf er zugreifen?
Diese kleine Verschiebung verändert mehr als nur meinen persönlichen Arbeitsablauf. Sie stellt eine Grundannahme infrage, nach der Unternehmen ihre Software-Landschaft seit Jahrzehnten aufbauen: Für jede Funktion gibt es ein eigenes System. Das CRM verwaltet Kunden, die E-Mail-Software organisiert Kommunikation, das Projektmanagement-Tool Aufgaben, Word verwaltet Dokumente und Excel Zahlen. Für Newsletter, Social Media, Reporting und Automatisierungen kommen weitere Anwendungen hinzu.
Nun wird fast überall KI ergänzt. Das CRM bekommt einen Schreibassistenten. Die Newsletter-Lösung erhält einen Textgenerator. Im Office-Paket entsteht ein Assistent für Dokumente. Und das Projektmanagement-System fasst Aufgaben zusammen. Was zunächst wie Fortschritt aussieht, kann jedoch das alte Problem verschärfen: Noch mehr Funktionen, noch mehr Oberflächen und noch mehr voneinander getrennte Kontexte.
Das Problem ist nicht die fehlende KI-Funktion
Unternehmen fehlt es meistens nicht an Software. Es fehlt ihnen an einem zugänglichen, verlässlichen und sinnvoll verbundenen Kontext. Informationen über Kunden, Produkte, Projekte, Verträge, Entscheidungen und Verantwortlichkeiten sind längst vorhanden. Sie liegen nur in unterschiedlichen Systemen, Dateien und persönlichen Ablagen.
Genau deshalb greift die aktuelle Beschaffungslogik zu kurz. Eine Organisation sollte nicht automatisch ein neues Tool einkaufen, nur weil es eine attraktive KI-Funktion anbietet. Vor jeder neuen Lizenz müsste eine grundlegendere Frage stehen: Entsteht hier wirklich eine neue Fähigkeit – oder nur eine weitere Oberfläche über Daten, die wir bereits besitzen?
Viele der Aufgaben, für die heute Speziallösungen angeboten werden, können allgemeine KI-Assistenten bereits abdecken. Sie formulieren E-Mails, entwickeln Newsletter, erstellen Präsentationen, analysieren Dokumente, bauen Tabellen inklusive Formeln und bereiten Projektberichte vor. Entscheidend ist nicht mehr allein, ob ein System Text oder eine Tabelle erzeugen kann. Entscheidend ist, ob es die Organisation, den aktuellen Arbeitsstand und die zugrunde liegenden Informationen versteht.
Der Wettbewerbsvorteil liegt damit zunehmend weniger in der einzelnen Funktion. Er liegt im Kontext.
Der Assistent wird zur Arbeitsoberfläche
Das bedeutet nicht, dass CRM, ERP, Buchhaltung oder Dokumenten-Management morgen verschwinden. Diese Systeme erfüllen weiterhin eine wichtige Aufgabe. Sie speichern strukturierte Daten, dokumentieren Transaktionen, regeln Berechtigungen und schaffen Verbindlichkeit. Ein freigegebener Kundenkontakt gehört weiterhin ins CRM, eine Rechnung in die Buchhaltung und ein finaler Vertrag in die dafür vorgesehene Ablage.
Was sich verändert, ist ihre Sichtbarkeit im Arbeitsalltag. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen vielleicht nicht mehr fünf Systeme öffnen, Daten manuell zusammensuchen und anschliessend in ein sechstes System übertragen. Ein allgemeiner KI-Assistent kann zur zentralen, dialogorientierten Arbeitsoberfläche werden. Die spezialisierten Systeme bleiben im Hintergrund als verlässliche Daten- und Ausführungsebenen bestehen.
Eine Mitarbeiterin könnte künftig sagen: Bereite mir auf Basis der letzten Kundengespräche, der offenen Aufgaben und des aktuellen Angebots eine Übersicht für das Meeting vor. Erstelle danach einen E-Mail-Entwurf und speichere die freigegebenen nächsten Schritte im CRM. Eine solche Aufgabe überschreitet mehrere bisherige Tool-Grenzen. Gerade darin liegt der Wert eines allgemeinen Assistenten.
Der Assistent ersetzt Fachsysteme also nicht zwingend. Er macht sie im Arbeitsalltag jedoch deutlich weniger sichtbar.
Vom Tool Stack zum Context Stack
Bisher sprechen Unternehmen von ihrem Tool Stack: der Gesamtheit der Anwendungen, die für Kommunikation, Vertrieb, Projekte, Finanzen und Zusammenarbeit eingesetzt werden. Künftig wird der Context Stack wichtiger. Er beschreibt, welche Informationen vorhanden sind, wie sie zusammenhängen, wie aktuell und verlässlich sie sind und wer darauf zugreifen darf.
Zu diesem Kontext gehören nicht nur Dokumente und Datenbanken. Auch frühere Entscheidungen, Zuständigkeiten, Schreibweisen, Zielgruppen, Freigaben, Unsicherheiten und Quellen sind relevant. Ein guter Assistent muss nicht einfach möglichst viele Daten sehen. Er muss den richtigen Kontext zur richtigen Zeit erhalten.
Damit wird Kontextmanagement zu einer Führungs- und Governance-Aufgabe. Unternehmen müssen entscheiden, welche Informationen öffentlich, intern, vertraulich oder besonders schützenswert sind. Sie müssen klären, welche Systeme als verbindliche Quelle gelten, wie lange Informationen gültig bleiben und wann menschliche Prüfung nötig ist. Erinnerung allein genügt nicht. Ein KI-Assistent kann eine Person oder Organisation gut kennen und trotzdem etwas verwechseln, veraltet wiedergeben oder überzeugend erfinden.
Der Context Stack darf deshalb keine unsichtbare Blackbox sein. Quellen, Berechtigungen und Aktualität müssen nachvollziehbar bleiben. Der Mensch gibt Ziele vor, prüft sensible Resultate und verantwortet Entscheidungen. Human in Control ist dabei kein Hindernis für Produktivität, sondern eine Voraussetzung für verantwortungsvollen Einsatz.
Datenschutz bleibt die heutige Systemgrenze
Die Idee eines zentralen Assistenten klingt einfach. In der Praxis besteht jedoch noch ein Spannungsfeld: Internationale Systeme wie Claude oder ChatGPT bieten eine sehr breite Palette an Funktionen und können komplexe Texte, Recherchen, Dokumente und Analysen verarbeiten. Gleichzeitig benötigen viele Schweizer Unternehmen für sensible Informationen eine Umgebung mit klarer Datensouveränität, Schweizer Hosting und kontrollierbaren Zugriffsrechten.
Aus meiner Sicht deckt derzeit noch keine einzelne Schweizer Lösung die gesamte funktionale Breite führender internationaler Assistenten ab und erfüllt gleichzeitig für jede Anwendung die höchsten Anforderungen an Schweizer Datensouveränität. Deshalb kann es momentan legitim und pragmatisch sein, mit zwei Umgebungen zu arbeiten: einem allgemeinen Assistenten für öffentliche oder wenig sensible Aufgaben und einer besonders geschützten Schweizer Lösung für vertrauliche Daten.
In meiner eigenen Arbeit trenne ich beispielsweise allgemeine Informationen zu meinen Angeboten, meiner Website, meinen Dienstleistungen und Referenzen von persönlichen Gesundheitsdaten oder vertraulichen Projektinformationen. Auch buchhalterische Aufgaben haben eine andere Schutz- und Verbindlichkeitsstufe als ein erster Entwurf für einen LinkedIn-Beitrag. Nicht jeder Assistent muss alles über mich wissen.
Das ist kein Plädoyer für eine Vielzahl von Assistenten. Im Gegenteil. Für Unternehmen dürfte in vielen Fällen ein Hauptassistent und allenfalls eine zweite, geschützte Umgebung genügen. Wie bei menschlicher Zusammenarbeit hält eine generalistische Assistenz den Überblick, während besonders sensible oder spezialisierte Aufgaben bei einer vertrauenswürdigen Fachperson liegen. Gute Organisation bedeutet nicht, dass alle alles wissen. Sie bedeutet, dass Zuständigkeiten, Zugänge und Übergaben klar geregelt sind.
Die Schweizer Chance
Die Chancen stehen gut, dass sich die Lücke zwischen Funktionsbreite und Datensouveränität verkleinert. Schweizer Unternehmen zeigen bereits, dass sichere KI-Assistenten mehr sein können als ein abgeschotteter Chat. AlpineAI positioniert SwissGPT für kritische und regulierte Bereiche und verbindet Schweizer Hosting mit Funktionen wie Dokumentenverarbeitung, Websuche und Assistenten. LLMify zeigt mit Kontexus, wie ein Schweizer KI-Assistent mit bestehenden Anwendungen wie Bexio oder Microsoft 365 zusammenspielen kann.
Datenschutz allein genügt jedoch nicht. Schweizer Assistenten müssen Dokumente, Zahlen und Unternehmensdaten ähnlich einfach und leistungsfähig verarbeiten wie internationale Systeme. Gelingt diese Verbindung, wird die Nähe zu regulierten Branchen und das Schweizer Verständnis von Datensouveränität zum strategischen Vorteil.
Was Unternehmen jetzt anders machen sollten
Der erste Schritt ist keine neue Lizenz. Unternehmen sollten zunächst sichtbar machen, wo ihr relevanter Kontext heute liegt. Welche Informationen befinden sich im CRM, in E-Mails, Dokumenten, Projektplattformen, auf der Website oder in persönlichen Ablagen? Welche davon sind verbindlich, welche veraltet und welche besonders sensibel?
Danach braucht es eine klare Datenklassifikation. Öffentliche Informationen können anders verarbeitet werden als interne Strategiepapiere, Kundendaten oder Gesundheitsinformationen. Die Wahl des Assistenten sollte deshalb nicht mit einer Funktionsliste beginnen, sondern mit Datenklasse, Governance und dem tatsächlichen Arbeitskontext.
Als Nächstes sollten Unternehmen prüfen, wie sich bestehende Systeme öffnen lassen. Verfügen sie über Schnittstellen? Können relevante Informationen kontrolliert abgerufen werden? Lassen sich freigegebene Resultate wieder in das führende System zurückschreiben? Wer künftig Software beschafft, sollte nicht nur nach einer eingebauten KI-Funktion fragen. Wichtiger sind offene Schnittstellen, verständliche Berechtigungen und die Möglichkeit, Kontext sicher zu übertragen.
Schliesslich braucht es eine bewusste Entscheidung für eine zentrale Arbeitsoberfläche. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten nicht selbst herausfinden müssen, welcher von zehn Assistenten für eine Aufgabe zuständig ist. Ein Hauptassistent, klare Regeln für sensible Daten und wenige nachvollziehbare Ausnahmen schaffen mehr Orientierung als eine Sammlung isolierter KI-Funktionen.
Das Ziel ist dabei nicht, möglichst schnell möglichst viele Systeme abzuschalten. Es geht um eine schrittweise Verschiebung: Fachsysteme bleiben dort, wo sie Struktur, Verbindlichkeit oder regulatorische Sicherheit schaffen. Überflüssige Oberflächen, doppelte Funktionen und isolierte KI-Zusätze können hingegen verschwinden. Entlastung muss sich im Alltag messen lassen – nicht an der Zahl neu eingeführter Lizenzen.
Der Kontext wird zum strategischen Vermögenswert
Je besser ein Assistent den Kontext einer Organisation versteht, desto wertvoller wird er. Gleichzeitig wächst die Abhängigkeit vom Anbieter. Unternehmen müssen deshalb früh klären, wem ihr digitaler Kontext gehört, wie er exportiert werden kann und was bei einem Anbieterwechsel geschieht.
In Zukunft wird nicht nur die Portabilität von Dateien entscheidend sein. Auch Zusammenhänge, Rollen, frühere Entscheidungen, geprüfte Quellen und Arbeitsweisen müssen übertragbar werden. Sonst ersetzen Unternehmen den alten Tool Lock-in lediglich durch einen neuen Context Lock-in.
Das macht die aktuelle Diskussion grösser als einen Vergleich zwischen einzelnen KI-Produkten. Es geht um die künftige Architektur von Arbeit: Welche Systeme halten Daten? Welcher Assistent erschliesst sie? Welche Informationen bleiben bewusst getrennt? Und an welcher Stelle entscheidet weiterhin ein Mensch?
Nicht das nächste KI-Tool entscheidet
Die nächste Generation der Unternehmenssoftware besteht vermutlich nicht aus noch mehr Tools. Sie besteht aus weniger sichtbaren Anwendungen, einem zugänglichen Unternehmenskontext und einem allgemeinen KI-Assistenten, der daraus unterschiedliche Aufgaben bearbeiten kann.
CRM, Buchhaltung, Dokumentenmanagement und weitere Fachsysteme bleiben vorerst wichtige Systeme im Hintergrund. Aber die zentrale Arbeitsoberfläche verändert sich. Für besonders sensible Daten kann eine zweite, geschützte Schweizer Umgebung heute sinnvoll sein. Langfristig sollten auch Schweizer Anbieter möglichst viel Funktionsbreite und Datensouveränität in einem Assistenten verbinden.
Unternehmen sollten deshalb nicht fragen, welches ihrer bestehenden Tools als Nächstes eine KI-Funktion bekommt. Sie sollten fragen, wie sie ihren verstreuten Kontext sicher, aktuell und kontrolliert für einen allgemeinen KI-Assistenten nutzbar machen.
Denn der Wettbewerbsvorteil der Zukunft liegt vermutlich nicht im nächsten KI-Tool. Er liegt im Kontext.
