Die QR-Rechnung ist der neue Einzahlungschein

Bild: Zahlteil und Empfangsschein der neuen QR-Rechnung (Quelle: SIX)

Die QR-Rechnung mit Zahlteil ersetzt den Einzahlungsschein

Was im schlichten Schwarz-Weiss-Look nicht mehr aussieht wie ein früherer Einzahlungsschein in Rot oder Orange, ist im Kern einer geblieben, zumindest von der Bedeutung her. Allerdings mit neuem Konzept, als Teil der QR-Rechnung und mit massiv erweiterten Funktionen. Er ist komfortabler, schneller, digital und prozesstauglich – mit einem neuen Namen: Zahlteil QR-Rechnung. Im Folgenden die Definition der Begriffe und die zentralen Funktionen:

Die QR-Rechnung

Die QR-Rechnung bezeichnet eine Rechnung mit integriertem Zahlteil und Empfangsschein. Der obere Teil der QR-Rechnung entspricht einer "normalen" Rechnung, der untere Teil gehört dem Zahlteil inklusive Empfangsschein, welcher den bisherigen orangen oder roten Einzahlungsschein ersetzt. Die QR-Rechnung mit Zahlteil ist als neue Lösung für den Finanzplatz Schweiz von SIX am 27. April 2017 in Version 1.0 vorgestellt und am 15. November 2018 in modifizierer Form (Version 2.0) verabschiedet worden.

Fiktives Beispiel: So sieht die QR-Rechnung mit Zahlteil und Empfangsschein aus

Der Zahlteil der QR-Rechnung mit Empfangsschein

Der Zahlteil QR-Rechnung mit Empfangsschein ersetzt die früheren orangen und roten Einzahlungsscheine, ermöglicht die bisherigen Verfahren mit ESR-Referenznummer oder mit Mitteilung, geht in den Möglichkeiten jedoch sehr viel weiter.

Als Bestandteil der QR-Rechnung ist der Zahlteil das Element, das sämtliche Zahlungsinformationen enthält, die für die Ausführung der Zahlung oder eine Weiterverarbeitung der Rechnung notwendig sind. Er kann direkt im unteren Teil der Rechnung mitgedruckt oder als separates Element der Rechnung beigelegt werden. Im einen wie im anderen Fall: der Zahlteil und Empfangsschein ist im Format A6 quer (210 x 106 mm) gehalten und immer unten positioniert. Er kommt ohne Vordruck aus und wird in Schwarz auf Weiss gedruckt. Oder integriert in einer QR-Rechnung elektronisch (zum Beispiel als PDF) per E-Mail verschickt.

Bei QR-Rechnungen auf Papier besteht seit Version 2.0 eine Perforationspflicht, damit Zahlteil und Empfangsschein sauber abgetrennt werden können.

Der Zahlteil der QR-Rechnung besteht im Wesentlichen aus zwei Elementen:

Das digitale Element: Swiss QR-Code
Ein elektronisch lesbarer QR-Code, der sämtliche Zahlungsinformationen enthält. Er nennt sich, nach der Überarbeitung und seinem aktuellen Tuning, neu Swiss QR-Code. Zu erkennen ist er nicht nur an mehr Grösse, Leistung und Inhalt, sondern auch am Schweizerkreuz in der Mitte.

Das analoge Element: Lesbare Zahlungsinformationen
Zusätzlich zum Swiss QR-Code werden die Zahlungsinformationen in direkt lesbarer Form in Klartext mit eingedruckt, was den Zahlteil der QR-Rechnung weiterhin auch analog nutzbar macht. Die lesbaren Informationen sind im Zahlteil (rechts) und im Empfangsschein (links) eingedruckt.

Informationen für Rechnungssteller

Keine Vordrucke für den Zahlteil mit QR-Code
Vordrucke wie bei den früheren orangen und roten Einzahlungsscheinen sind nicht mehr notwendig, ein weisses Blatt Papier genügt. Der Zahlteil mit QR-Code wird im Format A6 quer (210 x 106 mm), unten platziert, Zahlteil rechts und Empfangsschein links, und zusammen mit der Rechnung Schwarz auf Weiss ausgedruckt. Im Falle einer Papierrechnung besteht Perforationspflicht. Die QR-Rechnung selbst im oberen Teil kann völlig frei gestaltet werden. Für den Zahlteil mit Swiss QR-Code sind die Spezifikationen von SIX einzuhalten.

Direkte Integration in die Rechnung und Alternativen
Alternativen zur direkten Integration in die Papierrechnung: Separate Papierbeilage zur Rechnung oder integraler Bestandteil einer E-Mail-Rechnung als PDF für digitale Anwendungen. Details dazu in den Spezifikationen.

Drucken
Die QR-Rechnung, inklusive Zahlteil und Empfangsschein, kann mit handelsüblichen Druckern selbst erstellt werden, konkret mit jedem beliebigen Laser- oder Tintenstrahldrucker.

Papiersorten
Druck auf naturweissem oder weissem Papier, Gewicht mindestens 80 bis maximal 100 g/m2. Geprüfte Recycling-, FSC- und TCF-Papiersorten sind erlaubt, nicht zugelassen sind beschichtete oder reflektierende Sorten.

Schriften
Zugelassen sind die serifenlosen Schriften Arial, Frutiger, Helvetica und Liberations Sans, jeweils in Schwarz, weder kursiv gesetzt noch unterstrichen. Schriftgrösse minimal 6 pt und maximal 10 pt. Details zu Schriften und Anwendung in den Spezifikationen.

ESR mit Referenznummer und ES mit Mitteilungsfeld
Wie bei den heutigen roten und orangen Einzahlungsscheinen bleiben beide Verfahren möglich. Die End-to-End-Verarbeitung beim Verfahren mit strukturierter Referenz (ESR-Verfahren, bisherige Referenznummer) ist sichergestellt. Dabei können die Referenzarten "QR-Referenz" oder "Creditor Reference" eingesetzt werden. Das Zahlverfahren mit Referenz wird über die QR-IDD als Teil der QR-IBAN erkannt.

Zusatzinformationen
Der QR-Rechnung können im Freitextfeld "Zusätzliche Informationen" Zusatzinformationen mitgegeben werden, wie zum Beispiel die Unternehmens-Identifikation oder eine Rechnungsnummer und Zahlungszweck an den Rechnungsempfänger.

Externe Anwendung
Der QR-Code selbst kann auf Plakaten, Flyern oder anderen Werbemitteln angebracht werden, zum Beispiel um direkt Spenden zu generieren.

Alternative Verfahren
Rechnungssteller können den QR-Code auch für alternative Verfahren einsetzen, zum Beispiel die E-Rechnung oder Twint.

Was ist drin?
Der Swiss QR-Code enthält alle relevanten Angaben zu Zahlungsempfänger und Zahler, Betrag, Währung und sehr viel mehr. Details dazu in den Spezifikationen.

Informationen für Rechnungsempfänger

Zahlungsinformationen im QR-Code und in lesbarer Form
Alle für die Zahlung notwendigen Informationen sind sowohl im elektronisch lesbaren Swiss QR-Code enthalten, wie auch auf dem Zahlteil und Empfangsschein aufgedruckt – und damit mit und ohne technische Hilfsmittel lesbar. So wie bei den früheren orangen und roten Einzahlungsschein auch schon. Mit anderen Worten: die QR-Rechnung funktioniert digital und auf Papier – es geht also "nichts verloren", es kommt nur viel Neues und Digitales dazu.

Komfort im digitalen Handling
Mit nur einem Klick können sämtliche Zahlungsinformationen beispielsweise per Smartphone (Mobile Banking) oder Lesegerät (E-Banking) erfasst und an die Bank gesendet werden. Die manuelle Erfassung oder nachträgliche Ergänzung von Daten entfällt.

Manuelles Handling bleibt möglich
Die QR-Rechnung und damit der Zahlteil mit QR-Code (inklusive Empfangsschein) können digital und analog genutzt werden. Manuelle Erfassung der Zahlungsdaten im E-Banking, Zahlungsaufträge per Papier an die Bank oder Einzahlungen auf der Post bleiben deshalb problemlos möglich. Die Wahl bleibt beim Nutzer. Wer seine Rechnungen und Zahlungen so behandeln möchte wie bisher mit den orangen und roten Einzahlungsscheinen, der kann das auch mit der QR-Rechnung so halten.

Alternative Verfahren
Die QR-Rechnung ist auch für alternative Verfahren bereit, wie zum Beispiel Twint oder die E-Rechnung, falls der Rechnungssteller dies anbietet.

Informationen und Spezifikationen für Software-Hersteller

Hersteller von Buchhaltungs-Software oder ERP-Systemen begleiten ihre Kunden auf dem Weg zur QR-Rechnung. SIX stellt die dafür notwenigen Informationen und Spezifikationen zur Verfügung.

Details und Spezifikationen zur QR-Rechnung und zum Swiss QR-Code:

Der aktuelle Fahrplan

Markteinführung ab 30. Juni 2020
Rechnungssteller sollen ab Mitte 2020 QR-Rechnungen verschicken können. Deshalb sollten alle Marktteilnehmer zu diesem Zeitpunkt technisch in der Lage sein, QR-Rechnungen zur Zahlung und zur Verarbeitung zu nutzen. Lösungen von Software-Herstellern und ERP-Anbietern für die QR-Rechnung sollten deshalb für Kunden rechtzeitig bereitgestellt werden, damit bis zur Markteinführung Mitte 2020 noch genügend Zeit für Software Rollout und Einführung bleibt. 

Die Übergangszeit der Parallelphase, in der QR-Rechnungen und heutige orange und rote Einzahlungsscheine verwendet werden können, soll voraussichtlich bis Ende 2021 dauern.

Voraussetzung für die Einführung der QR-Rechnung: Umstellung auf ISO 20022
Firmenkunden und Organisationen müssen das Projekt der Umstellung auf ISO 20022 abgeschlossen haben, als Voraussetzung für den Schritt zur QR-Rechnung. Diese Umstellung war auf den 30. Juni 2018 datiert. SIX geht in ihrer Planung davon aus, Stand Herbst 2018, dass die grosse Mehrheit der Firmenkunden diese Umstellung termingerecht durchgeführt hat.

Hilfsmittel und Tools von SIX

Die folgenden Tools sind verfügbar oder in Vorbereitung:

Bereits verfügbar: Tool für die Berechnung von IBANs zum Runterladen. Das Tool für QR-IBANs ist in Planung

Seit November 2017 verfügbar: Plattform zur Validierung von Swiss QR-Codes

Kurz vor der Einführung der QR-Rechnung: Einfache browserbasierte Lösung zur Generierung von Swiss QR-Codes für Privatpersonen und Firmen, welche ohne spezifische Softwarelösung arbeiten

Weitere Tools, Code-Bibliotheken und Generatoren von Drittanbietern, die sofort genutzt werden können, finden Sie in der Service-Box rechts oben: Tools Swiss QR-Code.

Weitere Informationen zum Zahlteil QR-Rechnung

Mass- und Gestaltungsmuster
Das ist nicht mehr notwendig, weil die Freiheiten sehr viel grösser sind und keine Vordrucke produziert werden müssen. Positionierung und Masse des Zahlteils sind jedoch zwingend zu beachten. Sämtliche Varianten sind in den Spezifikationen von SIX beschrieben.

Perforation zwischen Rechnung und Zahlteil
Bei Papierrechnungen besteht eine Perforationspflicht, damit Zahlung und Empfangsschein sauber von der QR-Rechnung abgetrennt werden können.

Währungen
Es werden weiterhin CHF und EUR unterstützt.

Angaben zum Zahlungszweck
Die heutigen Feldbezeichnungen "Zahlungszweck" und "Mitteilung" werden durch das Feld "Zusätzliche Informationen" im QR-Code ersetzt.

Werbung auf dem Zahlteil
Nicht (mehr) vorgesehen, weder auf der Vorderseite noch auf der Rückseite.

Blanko-Einzahlungsscheine
Die PostFinance wird auch in Zukunft mit der QR-Rechnung eine Lösung anbieten, welche Einzahlungen auf der Basis eines "Blanko-Elementes" möglich macht. Bis zum Abschluss der Parallelphase können bestehende Blanko-Einzahlungsscheine genutzt werden.

Einzahlungen auf der Post
Kein Unterschied zu den früheren orangen und roten Einzahlungsscheinen: Der Zahlteil der QR-Rechnung mit separatem Empfangsschein kann im analogen Umgang wie ein Einzahlungsschein verwendet werden. Einzahlungen auf der Post, manuelle Erfassung der Zahlungsdaten im E-Banking oder Zahlungsaufträge mit Papierbelegen an die Bank funktionieren weiterhin und ohne Probleme.

Zusammenfassung: Die QR-Rechnung mit Zahlteil

Der Zahlteil mit Swiss QR-Code und Empfangsschein, als Teil der QR-Rechnung, ersetzt die bisherigen orangen und roten Einzahlungsscheine in ihren verschiedenen Ausprägungen und markiert das Ende der aktuellen Vielfalt der Einzahlungsscheine und Zahlungsarten. Das heisst konkret: Sämtliche Varianten der bisherigen orangen Einzahlungsscheine mit Referenznummer (ESR/BESR) und der rote Einzahlungsschein mit Mitteilungsfeld (ES) werden durch den Zahlteil der QR-Rechnung ersetzt.

Der Zahlteil mit QR-Code arbeitet durchgängig mit der IBAN und einem Datencode (Swiss QR-Code), der sämtliche relevanten Zahlungsinformationen enthält. Die Zahlungsinformationen werden zusätzlich auch in lesbarer Form ausgedruckt.

Ab Mitte 2020 steht mit der QR-Rechnung mit Zahlteil und Empfangsschein eine einzige Lösung zur Verfügung, welche sämtliche Verfahren sowie digitale und analoge Verarbeitung möglich macht. Nach einer Parallelphase, während der QR-Rechnung und bestehende Einzahlungsscheine verwendet werden können, wird das Verfahren dann endgültig und exklusiv auf die QR-Rechnung mit Zahlteil umgestellt.

Schweizer Finanzinstitute haben die Umstellung auf den Standard ISO 20022 bis Ende 2017 abgeschlossen, Firmenkunden haben bis Ende 2018 nachgezogen. In der nächsten Phase nach dieser Umstellung können Rechnungssteller ab 30. Juni 2020 erste QR-Rechnungen verschicken. Die neue QR-Rechnung erfüllt sämtliche regulatorischen Anforderungen im Zusammenhang mit der revidierten Geldwäschereiverordnung.

Spezifikationen: QR-Rechnung und Zahlteil mit Empfangsschein

Die neue QR-Rechnung mit Zahlteil
  • Zahlteil mit QR-Code (Swiss QR-Code) für sämtliche Zahlungsarten, als Ersatz für bisherige Einzahlungsscheine
  • Benötigt keine Vordrucke, kann direkt mit der QR-Rechnung auf handelsüblichen Druckern (Laser- oder Tintenstrahldrucker) selbst erstellt werden
  • Unterstützt die Rechnungsstellung in CHF und in EUR
  • Mit oder ohne vorgedruckte Betragsangabe
  • Kontonummer im IBAN-Format beim Verfahren mit unstrukturierter Mitteilung (beinhaltet die IID als Identifikation des Finanzinstituts)
  • Kontonummer im QR-IBAN-Format beim Verfahren mit strukturierter Referenz (beinhaltet die QR-IID als Identifikation des Finanzinstituts)
  • Datencode mit sämtlichen Zahlungsinformationen: Integration eines QR-Codes (statt OCR-B Code) mit allen wichtigen Zahlungsinformationen
  • Strukturierte Referenz: das Verfahren mit Referenznummer, die strukturierte Referenz entspricht der ehemaligen ESR-Referenznummer auf orangen Einzahlungsscheinen
  • Mit Mitteilung: das Verfahren entspricht dem früheren roten Einzahlungsschein mit Mitteilungsfeld
  • Zusatzinformationen: Erweiterter Kundenbereich für rechnungsspezifische Informationen für Rechnungsdatum, Belegnummer, Auftraggeberreferenz und UID Rechnungsteller
  • Erhöhung der STP-Rate (durchgängige, automatisierte Verarbeitung der Daten)
  • Die Qualität der Daten erhöht sich, die Fehlerquote wird reduziert
  • Auslesen der Zahlungsdaten schneller und sicherer durch Lesegeräte und Smartphones
  • Die QR-Rechnung steht auch für alternative Verfahren wie zum Beispiel Twint oder E-Rechnung

Weitere Informationen zur Harmonisierung des Zahlungsverkehrs finden Sie hier.