Ein Erfahrungsbericht mit Innensicht, was intelligente Technologie und Software für international agierende Unternehmen bewirken kann.
Der konzerninterne Outsourcing-Provider LGT Financial Services erledigt Aufgaben für die LGT Group mit Hilfe der Abacus Software. Automatisierung reduziert den administrativen Aufwand für die bankinternen Dienste wie Datenverarbeitung, Buchführung, Controlling und Reporting auf ein Minimum.
Abacus Software ist bei LGT Financial Services (FS) stufenweise ins Spiel gekommen: 2001 wurde neben der Auftragsbearbeitung für die Beschaffung von Büromaterial und Kundengeschenken die Leistungserfassung AbaProject für die Weiterverrechnung der Aufwände an die Gruppengesellschaften eingeführt. Daran waren die Buchhaltungsmodule Kreditoren und Finanzen gekoppelt. Diese Lösung erwies sich als flexibel erweiterbar und befriedigte dementsprechend die wachsenden Bedürfnisse optimal. Nachdem durch die zunehmende Internationalisierung der Geschäftstätigkeit der LGT weitere Gruppengesellschaften auf anderen Kontinenten hinzugekommen waren, standen die Dienstleister nach fünf Jahren mit Abacus vor einem Grundsatzentscheid:
Sollte man es für die gesellschaftsübergreifenden Kreditorenprozesse den einzelnen Ländergesellschaften überlassen, interne Prozesse mit eigener Software zu optimieren und parallel dazu ein komplexes, umfangreiches ERP zulassen, oder andererseits allen ein – wie im Vorfeld bewiesen – gut funktionierendes, flexibles System zentral zur Verfügung zu stellen, mit dem sich rasch auf veränderte Bedingungen reagieren lässt? Manfred Beck, Bereichsleiter Supply Management bei FS, der die Einführung von Abacus bei FS begleitet hat, begründet den Entscheid zugunsten des Ostschweizer KMU-Systems damit, dass alternative Lösungen viel zu gross, zu kompliziert und dementsprechend auch zu teuer gewesen wären und Abacus seine Flexibilität bereits bestens unter Beweis gestellt hatte.
«Dank Abacus sind wir seit über 20 Jahren in der Lage, via AbaShop, die Auftragsbearbeitungssoftware und dem E-Business-Modul ein hohes Volumen an Bestellungen mit nur wenigen Mitarbeitenden abzuwickeln. Das heute hoch automatisierte System ist sehr effizient in der Anwendung.»
2006 hatte man sich bei der LGT Bank für Abacus und zugunsten einer strategischen Harmonisierung der Systemumgebung entschieden, berichtet Patrick Altherr, Head Group Controlling & Accounting der LGT Group. Rund 1ʼ000 verschiedene Service-Level-Agreements zwischen den einzelnen Ländergesellschaften seien mit Abacus über ein zentral genutztes System effizient und einheitlich zu fakturieren und gegenseitig zu belasten gewesen, erklärt er. Allerdings betrifft das nur diejenigen Fälle, bei denen ein intensiver gegenseitiger Datenaustausch gepflegt wird, wie etwa bei den gegenseitigen Verrechnungen von Dienstleistungen. Dadurch wird die Kostenrechnung zu einem Dreh- und Angelpunkt für die Verrechnung der gegenseitig intern erbrachten Dienstleistungen. Bis zu 20ʼ000 Umlagen pro Mandant wurden dafür in einer entsprechenden Tabelle definiert. Sie dienen dazu, dass etwa die Kosten für die Erbringung von IT-Leistungen durch FS an die LGT Bank Hongkong automatisch auf die dort involvierten Teams verteilt und belastet werden. Falls dabei ein Team aus Hongkong für die LGT Bank Singapur Leistungen erbringt, erfolgt auch die Weiterverrechnung an Singapur automatisch.
Prozessautomatisierungen
Die Nebenbuchhaltungen Kreditoren-/ Anlagen-/Fibu-Umbuchungen der Banken werden täglich in das Hauptbuchhaltungssystem der Avaloq-Bankensoftware transferiert. Daraus wird jeden Morgen mit Hilfe eines spezifischen Prozesses die aktuelle Fremdwährungstabelle mit allen Kursen in das Abacus System importiert. Zudem werden jede Nacht die aktuellen Daten aus der Abacus Kostenrechnung in das zentrale Bankensystem übertragen. Damit die Abacus Kreditorenzahlungen von den Banken der Aussenstellen verarbeitet werden können, mussten als Erstes länderspezifische Anforderungen gemeistert werden. So muss die Zahlungsdatei vom standardisierten PainFormat in die entsprechenden länderspezifischen Formate konvertiert werden können. Dazu kamen Anpassungen bei den Mehrwertsteuerabrechnungen für die verschiedenen Länder.
Abacus wird im eigenen Rechenzentrum in Liechtenstein gehostet und während 24 Stunden an sieben Tage in der Woche betrieben und betreut. Die Abacus Supporterin Daniela Follador schätzt es, dass sie die für eine neue Gesellschaft benötigte Abacus Software inklusive Kontenplan an ihrem gewohnten Arbeitsplatz an einem einzigen Arbeitstag installieren kann.
«Mit Abacus haben wir einen Software-Provider, der für uns die wichtigen, stark miteinander verbundenen Module abdeckt. Mit dem unternehmensweiten Einsatz von Abacus profitieren wir von der effizienten Interaktion der Module, aber auch von der Verbreitung unseres eigenen System-Knowhows.»
Patrick Altherr, Head Group Controlling & Accounting LGT Gruppe Holding
Heute werden bei LGT die wesentlichen Buchhaltungen weltweit über die Finanz-, Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung von Abacus abgewickelt. Die Daten werden auch für Auswertungen im Controlling verwendet. Insgesamt werden 30 Gesellschaften als Mandanten geführt. Es kommen zudem die Auftragsbearbeitungssoftware (ABEA) für sämtliche innerbetriebliche Verrechnungen und die Verarbeitung von Lieferantenbelegen, das E-Business-Modul für den Versand und Empfang von elektronischen Dokumenten (EDI) inklusive Rechnungen sowie die Lohnbuchhaltung in der Schweiz und in Liechtenstein zum Zug.
Sämtliche von den FS-Mitarbeitenden erfassten Leistungen für Arbeiten, die sie für die Gruppengesellschaften aus den Bereichen Informatik, Facility Management, Payment Service, Beschaffung von Material und Werbeartikel leisten, werden über die integrierte ABEA automatisch verrechnet. Diese Rechnungen werden anschliessend über die im Abacus standardmässig eingebaute E-Business-Funktion den betroffenen Gesellschaften übermittelt, wo sie sich ebenfalls automatisch weiterverarbeiten lassen. Rund 50 solcher Prozessautomatisierungen sind heute im Einsatz. Sie werden laufend erweitert und ergänzt. Sie entlasten nicht nur die Mitarbeitenden der internen IT vom manuellen Datenhandling, sondern auch jene in den Gesellschaften. Um zu einer gewünschten Information zu kommen, müssen letztere nur noch zwei bis drei Parameter selbst definieren, anstatt wie früher mehrere Programme aufzurufen.
So nutzt die LGT weltweit in ihren Gesellschaften die Abacus Kreditorensoftware und davon insbesondere AbaScan, um eingehende PDF- und Papierrechnungen der weltweit rund 500 Lieferanten zu digitalisieren und für die Weiterverarbeitung in der Buchhaltung aufzubereiten. Dabei wird ein Buchungssatz erstellt und das Originaldokument zur Buchung im elektronischen Dossier abgelegt. Über den Visumsprozess erfolgt anschliessend die Freigabe der Rechnung durch die zuständigen Personen. Bei der Lieferantenerfassung gelangt aus Sicherheitsgründen das Vier-Augenprinzip zur Anwendung. Diese Anforderung stammt ursprünglich aus asiatischen Ländern und wurde inzwischen von allen Gruppengesellschaften übernommen. Die Effizienzsteigerung mit Hilfe von Abacus sei durch den Visumsprozess für die Kreditorenrechnung für jeden und jede unmittelbar feststellbar gewesen, berichtet Beck.
«Die Prozesse, die wir mit der Abacus-Software optimieren konnten, helfen uns entscheidend bei der täglichen Arbeit. Ein grosser Vorteil ist, dass wir Prozesse definieren können, ohne den Hersteller oder Vertriebspartner involvieren zu müssen.»
Jede Nacht werden die Daten aus den verschiedenen Mandanten über mehrere AbaReports aus der Abacus Datenbank, insbesondere der Kostenrechnung, ausgelesen und in einen sogenannten FibuCube exportiert. Dieser weist verschiedene Dimensionen auf und erlaubt die Datenauswertung nach unterschiedlichen Aspekten in Excel und die grafische Darstellung. Nutzniesser sind insbesondere die Buchhaltungsmitarbeitenden in den Gesellschaften. Aus der Projektverwaltung stehen die Daten dem Controlling von FS als Analysegrundlage ebenfalls in einem Cube zur Verfügung.
Fazit
Die Reaktionen auf den Einsatz von Abacus sind innerhalb der LGT Group rundum positiv. Die Lösung wird von den Mitarbeitenden in den Gesellschaften geschätzt. Dazu zählt auch die zentrale Betreuung durch den gruppenweiten Dienstleister LGT Financial Services. Altherr fügt hinzu: «Bei der Skalierung von einer anfänglich nur lokal in Liechtenstein genutzten Lösung bis hin zu einer für die ganze Gruppe weltweit eingesetzten Anwendung im Bereich der Kreditorenprozesse konnte Abacus seine Flexibilität voll unter Beweis stellen. Die LGT profitiert von den vielen Vorteilen – ganz nach dem Motto «je automatisierter, desto besser». Elmar Nuber, Technical Accounting Specialist bei der LGT, der den weltweiten Roll-out der Kreditorenlösung begleitet hat, ergänzt: «Die Abacus Lösung ist mit der Expansion der Gruppe mitgewachsen und mit heute 45 Mandanten aus dem täglichen Betrieb nicht mehr wegzudenken.»
Weitere Informationen rund um die Abacus Software auf abacus.ch
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