Plötzlich soll alles funktionieren. Teams müssen "remote" durch digitale Tools arbeiten. Die Büros sind leer, die Autobahnen frei. Neben der Frage, ob die Infrastruktur der Organisation überhaupt dafür ausgelegt ist, dass so viele Menschen von zu Hause aus arbeiten, stehen die Teams vor der Herausforderung sich organisieren und steuern zu müssen. Ein Aspekt davon ist die Entscheidung, mit welchen Tools jetzt gearbeitet werden kann, um möglichst schnell wieder in einen produktiven Modus zu kommen. Eines vorweg: Die Tool-Frage entscheidet natürlich nicht allein darüber, ob die Zusammenarbeit gelingt. Aber sie trägt dazu bei, den Mitarbeitenden Orientierung zu geben und sie zu unterstützen.
Ziel des Artikels ist es, ein paar wesentliche Tools zusammenzustellen. Dabei geht es nicht um Vollständigkeit oder eine dezidierte Auseinandersetzung mit Vor- und Nachteilen einzelner Tools, sondern darum, ein paar Ideen mit an die Hand zu geben.
Besonnenheit schafft Geschwindigkeit – einen Überblick verschaffen
Auch wenn die Frage nach den richtigen Tools dringlich ist, sollte sich die Zeit zur Beantwortung von grundlegenden Fragen über das ad-hoc zu schaffende Ökosystem genommen werden:
- Was brauchen wir als Team, um zusammenzuarbeiten und uns zu steuern?
- Was brauchen wir, um uns zielführend abzustimmen, miteinander auszutauschen und zu synchronisieren?
- Welche Werkzeuge benötigt jeder von uns, um die alltägliche Arbeit zu erledigen? Welche sind für das Team relevant, welche als Erweiterungen für einzelne Team-Mitglieder?
Der Blick sollte dabei auf grundlegende Funktionalitäten gerichtet sein, statt auf die potenziell vorhandenen Möglichkeiten. Sie wollen sicherlich schnell arbeitsfähig werden und Ihr Team hat vermutlich gar nicht die Zeit für die Einarbeitung in die Grundfunktionsweisen neuer Tools.
Im ersten Schritt sollten also die Anforderungen gesammelt werden. Vergessen Sie dabei nicht Ihre Mitarbeitenden einzubinden. Das gibt Ihnen einen Überblick und Sie können so schneller eine Idee entwickeln, wie Ihr neues Ökosystem an Tools ausschauen könnte. Trauen Sie sich, zu priorisieren!
Was soll das primäre digitale Tool sein?
Gehen Sie davon aus, dass Sie nicht alle Anforderungen in einem Tool abbilden können. Daher kann es sinnvoll sein, ein primäres Tool zu identifizieren, das um weitere ergänzt wird. Das primäre Tool ist dann der Ausgangspunkt, wenn es neue Tools zu integrieren gilt und sollte als zentraler Kanal positioniert werden, z.B. über den wichtige Ankündigungen erfolgen. Dies schafft Orientierung.
Mögliche Kriterien für das primäre Tool:
- Soll die Steuerung der Aufgaben und deren Transparenz im Vordergrund stehen?
- Oder ist es die einfache schnelle Kommunikation?
- Oder ist es die Organisation von Projekten?
- Ist der Fokus auf Teams oder auf Projekten?
- Welche Relevanz hat das gemeinsame und gleichzeitige Arbeiten an Dokumenten?
Aus meiner Perspektive eignen sich folgende Tools als primäre Tools:
Asana
Asana ist im Kern ein Projektmanagement Tool. Es geht jedoch über die typischen Tools weit hinaus, weil es den Teams hilft Transparenz zu ermöglichen: Wer bis wann was tut, um die Ziele zu realisieren. Es lässt sich aber auch zur strategischen Planung (z.B. durch ein verfügbares OKR Template) und deren Umsetzung nutzen. Durch einige Kommunikations-Funktionen ermöglicht Asana damit den Austausch durch die Projekt-Beteiligten. Asana ist um die Organisation und Teams strukturiert, was für Linienorganisationen einige Vorteile bietet.
Wer eine Übersicht über die Funktionen erhalten möchte: asana.com/de/features
Jira Software/Confluence
Die Kombination aus Jira Software und Confluence ist die Kombination aus Kollaborations- und Projektmanagement-Tools. Durch eine Vielzahl von Vorlagen (z.B. für OKRs, Dokumentation von Entscheidungen und Retrospektiven) findet man relativ schnell einen Einstieg in die Nutzung. Insbesondere die Transparenz und Möglichkeit, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, macht ein effizientes Arbeiten möglich. Die direkte Kommunikation zwischen Mitarbeitenden (Chat, E-Mail, Video-Call o.ä.) steht hierbei nicht im Fokus.
Microsoft Teams
Microsoft Teams rückt einen anderen Fokus in den Mittelpunkt. Teamarbeit wird um die Kommunikationsmöglichkeiten organisiert: Chat, Videokonferenzen und virtuelle Zusammenarbeit. Insbesondere wer viel mit Word, Excel und PowerPoint arbeitet, findet hier eine gute Möglichkeit dies in Echtzeit gemeinsam zu realisieren. Damit liegt der Schwerpunkt jedoch weniger auf der Organisation und Steuerung von Teams. Hier gibt es einerseits in der Office 365 Welt einige Anwendungen (z.B. Planner) oder man bedient sich der Integration anderer Tools.
Slack
Mit Slack dreht sich alles um die einfache Kommunikation in Teams. Slack bietet dabei eine gute Möglichkeit die Kommunikation – sei es in Teams oder projektbezogen zu strukturieren oder Team-Mitgliedern direkt Nachrichten zu schicken. Mit einer durchdachten Struktur können Mitarbeitende auf kurzem Wege sich austauschen und die Transparenz im Team herstellen. Durch die Integrationsmöglichkeit vieler Tools ist Slack durchaus als primäres Tool geeignet.
Den Arbeitsalltag meistern – Organisation & Transparenz
Eine Herausforderung von remote arbeitenden Teams ist die Organisation von Aufgaben und deren Transparenz. Wenn Sie nicht schon mit Jira arbeiten, wo Kanban-Boards oder Sprint-Boards angelegt werden können, gibt es auch jede Menge andere Tools, die dafür verwendet werden können. Zwei davon sind:
Trello
Ein einfaches und intuitives Tool zur Strukturierung von Aufgaben, das einen hohen Grad an Transparenz im Team ermöglicht. Als Vorlage oder zur Inspiration gibt es etliche Vorlagen, die schnell Orientierung und Ideen zu Strukturierung geben können. Auch können einige Automatisierungen vorgenommen werden.
Meistertask
Ist von den Grundfunktionalitäten Trello sehr ähnlich – ist also zur Steuerung der Aufgaben in Teams geeignet. Meistertask bietet darüber hinaus noch einige Funktionalitäten, z.B. ist Zeiterfassung für Aufgaben möglich.
Neues entstehen lassen
Wer bei der Arbeit im Büro darauf gesetzt hat, gemeinsam Ideen zu generieren, muss auch bei einem remote arbeitenden Team nicht darauf verzichten. Klar ist, dass das schnelle Kleben von Post-its nicht ganz ersetzt werden kann.
Miro
Wer ein Tool sucht, um Neues entstehen zu lassen, hat mit Miro (früher Realtimeboard) ein flexibles Tool. Sei es für ein Brainstorming, für die Produktenwicklung, Agiles Arbeiten oder Design Teams. So lassen sich Customer Journeys genauso abbilden, wie den Business Model Canvas oder ein Kanban Board. Der Vorteil liegt darin, dass man in Echtzeit sehen kann, wer wo etwas verändert und einträgt.
Achten Sie auf ein gemeinsames Verständnis der virtuellen Zusammenarbeit in Ihrem Team
Neben der Frage nach geeigneten Tools ist es mindestens genauso zentral, dass Sie sich als Team finden. Nehmen Sie sich Zeit, sich zu organisieren, Spielregeln zu entwickeln und diese regelmäßig zu hinterfragen:
- Welches Tool wird für was verwendet? Welche Funktionen sollten alle Teammitglieder kennen?
- Wo finden sich wichtige Ankündigungen? Wie stelle ich sicher, dass ich wichtige Informationen nicht verpasse?
- Was ist die Erwartung an die Nutzung von verfügbaren Kommunikationskanälen? Ist es okay, einfach nur Nachrichten über einen Chat abzusetzen oder ist der persönliche Austausch via Telefonie/Video gewünscht? Wie kann ich jemandem Feedback geben?
- Gibt es ein gemeinsames Verständnis, wie das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten erfolgt? So vermeiden Sie, dass später fünf Versionen wieder zusammengeführt werden müssen.
- Wie synchronisieren Sie sich? Einmal täglich? Mehrmals? Mit welchem Tool?
- Wie planen Sie?
- Wie ermöglichen Sie den Austausch auch über Arbeitsthemen hinaus?
