QR-Rechnung

Der Einzahlungsschein geht, die QR-Rechnung kommt – verläuft die Umstellung nach Plan?

Eine Frau erfasst mit dem Handy den QR-Code einer QR-Rechnung
Bild: SIX

Die aktuelle Umfrage bei Schweizer Unternehmen zum Stand der Umstellung auf die QR-Rechnung liefert überraschende Einsichten.

Die neue QR-Rechnung steht im Zentrum der gross angelegten Umstellung, orchestriert und auch koordiniert von SIX. Ein aufwendiges Projekt, das in erster Linie Rechnungssteller involviert, welche ihren Systemen und Prozessen beibringen müssen, mit der Nachfolgerin der Einzahlungsscheine umzugehen. In zweiter Linie sind Rechnungsempfänger betroffen, welche nicht mehr die gewohnten orangen und roten Einzahlungsscheine erhalten, sondern eben die digitale Ausführung: die QR-Rechnung mit QR-Code.

Der Swiss QR-Code

Viduell kommt die QR-Rechnung nicht völlig jenseits der bisherigen Einzahlungsscheine daher. Sie ist perforiert, nur noch schwarz-weiss, zeigt weiterhin sichtbar alle Zahlungsdaten und kann auch in Zukunft auf der Post als Einzahlungsschein mit Empfangsschein genutzt werden. Der aufgedruckte QR-Code mit Schweizerkreuz enthält das digitale Innenleben, das neu eine durchgängig digitale Verarbeitung und eine Integration in bestehende Prozesse möglich machen soll.

Können und wollen Schweizer Unternehmen QR-Rechnungen ausstellen?

Im Herbst 2022 läuft die Parallelphase der alten Einzahlungsscheine und der QR-Rechnung aus, dann sind Zahlungen mit orangen und roten Einzahlungsscheinen nicht mehr möglich. Die QR-Rechnung kann bereits seit Mitte 2020 eingesetzt werden, sofern Software und Prozesse umgestellt worden sind. 

SIX befragt periodisch den Markt, um den aktuellen Puls der betroffenen Unternehmen zu nehmen. 1'252 Finanzverantwortliche haben stellvertretend für alle Schweizer Unternehmen Auskunft gegeben. Die zentralen Ergebnisse der Befragung im Überblick.

Wann werden die alten Einzahlungsscheine abgeschafft?

Den Zeitpunkt der finalen Umstellung kennen nur gerade 39 Prozent der Befragten, 61 Prozent wissen von nichts oder nennen ein anderes Datum. Das ist insofern erstaunlich, als SIX in mehreren Wellen und Kampagnen Information und Kommunikation an KMU, Unternehmen und Institutionen breit angelegt und stark forciert hat.

Wer stellt wann um?

15 Prozent der Befragten geben zu Protokoll, dass sie bereits mit QR-Rechnungen arbeiten würden. (Anmerkung des Autors: das sind jene, die mir nie eine Rechnung schicken, seit Einführung Mitte 2020 habe ich eine einzige QR-Rechnung erhalten.) 42 Prozent planen die Umstellung auf die QR-Rechnung spätestens im 3. Quartal 2022, also gerade rechtzeitig vor Torschluss. 

27 Prozent wissen von nichts, was nahelegt, dass nicht mit Hochdruck oder eher gar nicht an der Umstellung gearbeitet wird – und 16 Prozent werden nicht auf die QR-Rechnung umstellen.

Sollten also am Schluss nur 57 Prozent mit an Bord der neuen QR-Rechnung sein und das neue Format unterstützen, wäre das etwas wenig für den Riesenanlauf und den Umfang des Projekts.

Für Rechnungsempfänger ist das allerdings nicht unbedingt eine Tragödie, weil SIX seit längerem den volldigitalen Weg der eBill forciert. Zudem, wer die IBAN des Rechnungsstellers kennt, kann über sein E-Banking wie gewohnt jede Zahlung ausführen – nicht unglaublich automatisch, aber so wie bisher und gewohnt.

Weshalb stellen Unternehmen auf die QR-Rechnung um?

22 Prozent der Befragten sind der Ansicht, dass die Umstellung dem eigenen Unternehmen Mehrwert bringt und 14 Prozent sehen Mehrwert für ihre Kunden. Die motivierten Überzeugungstäter gibt es, die Quote ist allerdings erstaunlich gering. Möglicherweise ist der neue digitale Einzahlungsschein im Moment noch etwas digitaler als seine Aussteller und Nutzer.

Darüberhinaus ist wenig Musik und gute Stimmung in der Motivation zur Umstellung auf die QR-Rechnung erkennbar, 85 Prozent tun das einfach deshalb, weil die bisherigen Einzahlungsscheine vom Markt genommen werden. 6 Prozent fühlen sich sogar geknechtet, sie stellen um aus Verpflichtung, Zwang und haben keine andere Wahl.