«Wir empfehlen das Abacus Spesenmanagement sofort weiter»

Advertorial
Emanuel Steiner, Leiter Finanzen, Appenzeller Alpenbitter AG
Emanuel Steiner, Leiter Finanzen, Appenzeller Alpenbitter AG

Emanuel Steiner und Hitsch Auer zum Einsatz des Abacus Spesenmanagements bei der Appenzeller Alpenbitter AG.

Das Abacus Spesenmanagement ist bei der Appenzeller Alpenbitter AG erfolgreich im Einsatz. Emanuel Steiner, Leiter Finanzen, und Hitsch Auer, Aussendienstmitarbeiter, beleuchten im Interview, welche Vorteile es in ihrer Tätigkeit mit sich bringt.

Emanuel Steiner, wie sind Sie auf Abacus aufmerksam geworden?

Emanuel Steiner: Wir haben uns im Jahr 2012 nach einer neuen Betriebssoftware umgesehen. Zusammen mit einer Beraterfirma haben wir verschiedene Anbieter evaluiert. Als die Advice Informatik AG das Programm Abacus vorgestellt hat, war der Entscheid für uns klar. Heute haben wir alle Prozesse digital im Abacus abgebildet. Wir sind sehr glücklich mit dem Wechsel zu Abacus!

Wie haben Sie das Spesenmanagement vor Abacus abgewickelt?

ES: Die Rapportierung und Leistungserfassung der Mitarbeitenden hat bereits vor dem Einsatz des Spesenmanagements im Abacus stattgefunden. Die Mitarbeitenden im Aussendienst mussten uns zusätzlich zur Rapportierung jeden Freitag ihre Spesenbelege per Post zusenden. Die Spesenbelege wurden bei uns sortiert, kontrolliert und einer Leistung im Arbeitsrapport zugewiesen. Die Spesen wurden dann mit dem nächsten Lohn rückerstattet.

Wir verarbeiten jährlich ungefähr 14'000 Spesenbelege in der Administration

Und wie funktioniert der Spesenprozess jetzt mit Abacus?

ES: Die Mitarbeitenden können ihre Spesen direkt erfassen. Die Spesenbelege sind sofort digitalisiert und müssen nicht mehr per Post versendet werden. Wir setzen auf YAPEAL: Mitarbeitende, die ihre Spesen damit zahlen, müssen für die Rückzahlung nicht bis zum nächsten Lohnlauf warten. Zudem bietet die YAPEAL-App eine gute Übersicht über die getätigten und rückerstatteten Spesen. Auch für uns in der Administration hat der digitale Spesenprozess Vorteile: wir müssen nicht mehr auf die Belege warten und sind flexibler in der Bearbeitung der Spesen.

Hitsch Auer, ist der Spesenprozess mit Abacus tatsächlich so einfach wie Emanuel Steiner ihn beschreibt?

Hitsch Auer: Ja, es unterstützt mich sehr in meiner Tätigkeit. So habe ich mehr Zeit für den Verkauf. Früher musste ich viel Zeit für Sortieren, Rapportieren und Versenden aufwenden. Das fällt alles weg.

Wie viele Mitarbeitende arbeiten mit Abacus?

ES: Bei uns arbeiten alle 40 Mitarbeitenden mit Abacus – etwa 20 davon reichen regelmässig Spesen ein.

Würden Sie Abacus weiterempfehlen?

HA: Das Abacus Spesenmanagement wäre für jede Firma ein Schritt in die Zukunft und in Richtung Digitalisierung. Ich würde die Lösung sofort empfehlen.

Was hat Appenzeller mit Abacus gemeinsam?

ES: Wir sind beide aus der Ostschweiz und vertreten mit Stil, Charakter und Persönlichkeit die gleichen Werte. Abacus ist für uns ein zukunftsorientiertes Werkzeug, welches sich problemlos unseren Prozessen anpassen lässt. Benutzerfreundlichkeit und die Vereinfachung von administrativen Tätigkeiten wird sehr grossgeschrieben.



Die Interviewpartner

Emanuel Steiner arbeitet als Leiter Finanzen bei der Appenzeller Alpenbitter AG. Zusätzlich ist er verantwortlich für das Personalwesen und die Informatik. Er hat die Umstellung auf Abacus im Jahr 2012 massgebend mitgestaltet.

Hitch Auer ist für die Appenzeller Alpenbitter AG im Aussendienst tätig – er ist für das Verkaufsgebiet Graubünden zuständig. Zu seinen Aufgaben gehören Planung und Umsetzung von verkaufsfördernden Marketingmassnahmen, dazu gehören Besuche oder Promotionen in verschiedenen Gaststätten, Bars oder Tourismushotspots.