FinTech

Die Zukunft hat begonnen – automatisches Spesenmanagement via Yapeal-Konto und mit AbaClik 3

Advertorial
Junger Mann am Schreibtisch mit Smartphone
Quelle: Abacus Research AG

Warum AbaClik 3 das Spesenmanagement von Firmen radikal vereinfacht, wer davon profitiert und wie es funktioniert.

Anfang 2021 ist Abacus Research eine strategische Partnerschaft mit dem FinTech-Unternehmen Yapeal eingegangen. Die beiden automatisieren die Bereiche Buchhaltung, Banking und Zahlungen, was das Spesenmanagement revolutioniert. Das erste gemeinsame Resultat lässt sich bereits aktiv nutzen.

Aus der Zusammenarbeit von Abacus Research und Yapeal resultiert die vollständige Automatisation der Spesenerfassung und -verarbeitung. Das vereinfacht das Spesenmanagement von Firmen radikal. Dieses umfasst die Erfassung von Belegen, die Rückzahlung der Auslagen an die Mitarbeitenden und deren Verbuchung. Werden Spesenbelege über Yapeal bezahlt und diese mit der Smartphone-App AbaClik 3 eingelesen, erübrigen sich weitere Tätigkeiten durch die Benutzer, da alles Weitere automatisch erledigt wird. Dazu zählen auch die Rückzahlungen der Auslagen. Während diese bisher den Firmenmitarbeitenden zu einem späteren Zeitpunkt überwiesen wurden – in der Regel zusammen mit der nächsten Lohnabrechnung – lassen sie sich nun dank Yapeal und Abacus instant und ohne Zeitverlust auslösen und gutschreiben.

Voraussetzung dafür sind einerseits ein kostenloses Yapeal-Konto und andererseits die Smartphone-App AbaClik 3. Das Konto muss vom Nutzer über sein Smartphone eröffnet werden. Das On-Boarding beansprucht nur wenige Minuten.

Yapeal und AbaClik 3 harmonieren

In der Banking-App von Yapeal lässt sich eine Zahlung als Spesenbetrag deklarieren. Danach startet die Smartphone-App AbaClik 3 automatisch, um einen Beleg zu scannen. Dessen relevante Informationen wie Spesenart, Datum, Betrag und Vorsteuer werden mit Hilfe künstlicher Intelligenz erfasst und digitalisiert, so dass kein manueller Eingriff mehr nötig ist. Die Daten werden zusammen mit dem fotografierten, signierten Originalbeleg und der Kontonummer des Mitarbeitenden für die Rückzahlung der Auslagen und Buchung in die Abacus Business Software des Arbeitgebers weitergeleitet und abgelegt.

Nach der optionalen Freigabe der Spesen durch einen Vorgesetzten werden die Beträge in der Abacus Business Software automatisch verbucht und innert kürzester Zeit mit einem Klick auf das Yapeal-Konto der Mitarbeitenden überwiesen. Dabei spielt es keine Rolle, bei welcher Bank ein Unternehmen die Firmenkonten führt.

Voll integriert und ohne Schnittstelle direkt in die Abacus Business Software

Ausgangspunkt für die Revolution des Spesenprozesses war jahrelange Entwicklungsarbeit von Abacus. Mussten vorher Papierbelege händisch verarbeitet und im Archiv abgelegt werden, wird nun mit der Abacus Business Software alles vollautomatisch abgewickelt. Die Vorteile dieser neuartigen Lösung liegen auf der Hand: Die Software befreit vom Suchen nach fehlenden Belegen, hilft beim Entschlüsseln schlecht lesbarer Quittungen und macht die manuelle Einreichung und Erfassung von Spesenbelegen am Ende des Monats überflüssig. Zudem werden Falscherfassungen von Daten wie Belegbetrag und Mehrwertsteuer vermieden. Weiter entfällt auch das bisher aufwendige Verwalten der Informationen der geschäftlichen Firmenkreditkarten durch die HR- oder Finanzabteilung.

Mitarbeitende und Buchhaltung profitieren

Die Auslagen für Spesen werden in Echtzeit auf das Yapeal-Konto der Mitarbeitenden gutgeschrieben. Somit müssen sie sich für eine Rückzahlung nicht mehr bis zum nächsten Lohnlauf gedulden. Bei Belegen in Fremdwährung wird derjenige Betrag überwiesen, der zum Zeitpunkt der Belegerfassung angerechnet wurde.

Sämtliche Buchungen lassen sich zur gleichen Zeit wie die entsprechenden Transaktionen automatisch buchhalterisch erfassen und abschliessen. Das bringt last but not least eine spürbare Entlastung auch den Mitarbeitenden in der Buchhaltungsabteilung.

Weitere Informationen zum Abacus Spesenmanagement unter www.spesen.ch